Korporatiewe Beheer

 

Die Senwes Groep en die Raad van Direkteure van Senwes en sy verwante partye bedryf besigheid volgens die hoogste standaarde van korporatiewe beheer en in die belang van alle belanghebbendes. Die groep se korporatiewe beste praktyke soos vervat in die handves, beleide en bedryfsprosedures en die toepassing daarvan word gereeld gemeet teenoor praktiese realiteite en uitvoering.

BESTUUR VAN INLIGTING

Gekombineerde Beleide Handleiding

Beleidsverklaring en Handleiding rakende Bestuur van Inligting en Retensie van dokumente

Ingevolge die Handves van Menseregte in die Grondwet van die RSA het elke persoon ‘n reg op toegang tot inligting. Die Wet op Bevordering van Toegang tot Inligting, Wet 2 van 2000, is uitgevaardig om effek aan hierdie reg te gee waar ‘n persoon inligting benodig ten einde enige regte te beskerm.

Daarenteen bepaal artikel 14 die Grondwet dat elke persoon ‘n reg op privaatheid het, wat die reg op beskerming teen die onregmatige insameling, behoud, verspreiding en gebruik van persoonlike inligting insluit. Die Wet op die Beskerming van Persoonlike Inligting, Wet 4 van 2013, (“POPI”) is uitgevaardig om effek aan hierdie reg te gee, deur die prosessering van persoonlike inligting op so ‘n wyse te reguleer dat dit die reg op privaatheid sal beskerm, onderhewig aan beperkings wat daarop gemik is om ander regte en belangrike belange te beskerm.

Wetgewing en besigheidspraktyk skryf voor en dikteer hoe effektiewe beheer oor die retensie van dokumente en elektroniese transaksies/inligting uitgeoefen moet word, altyd onderhewig aan die bepalings van die Grondwet en die ander wette waarna hierbo verwys is.

Ten einde die vereistes van die bovermelde te reguleer en bestuur, het Senwes ‘n amptelike beleid en handleiding aanvaar wat hiermee saam gepubliseer word. Die dokument bestaan uit drie dele wat respektiewelik met die volgende onderwerpe handel:

  1. BEVORDERING VAN TOEGANG TOT INLIGTING

    Die doel van hierdie deel van die handleiding is om versoeke vir toegang tot inligting wat deur Senwes en sy filiale gehou word, te fasiliteer. Dit verskaf ‘n beskrywing van die inligting wat deur Senwes gehou word en maak voorsiening vir die prosedure wat versoekers van inligting moet volg, sowel as die regte van beide Senwes en versoekers van inligting.

  2. BESKERMING VAN PERSOONLIKE INLIGTING

    Hierdie gedeelte bevat die Senwes Groep se beleid rakende POPI. Dit beskryf hoe Senwes kliënte se persoonlike inligting hanteer, sowel as die doel waarvoor inligting versamel en gehou word.

  3. RETENSIE VAN DOKUMENTE

    Hierdie gedeelte beskryf watter dokumente en data Senwes hou, asook die wyse waarop die stoor, toegang tot en vernietiging van daardie dokumente en data bestuur word.

Hierdie beleide/handleidings vervang alle beleidsdokumente en/of handleidings oor die betrokke onderwerpe wat voor Augustus 2014 gepubliseer en/of versprei is.

Gekombineerde Beleide Handleiding  PAIA Handleiding 

BILIKE HANTERING VAN KLIËNTE

Die Senwes Groep is ‘n gemagtigde finansiële diensverskaffer met ‘n sterk fokus op kliëntetevredenheid. Ons missie is om ‘n gerespekteerde en erkende verskaffer te wees en ons ‘’Treating Customers Fairly” beleid vorm ‘n integrale deel daarvan. Die beleid, waartoe toegang met die skakel hieronder verkry kan word, is volgens die riglyne van die Raad op Finansiële Dienste saamgestel om te verseker dat ons konsekwent billike uitkomste vir ons kliënte verseker.

Treating Customers Fairly TCF Policy Statement 

FINANSIËLE INTELLIGENSIESENTRUM

Wet op Finansiële Intelligensiesentrum (FICA) - Wet 38 van 2001

In terme van FICA is Senwes verplig om die identiteit van sekere kategorieë klante, byvoorbeeld aandeelhouers, kliënte wat op SAFEX verhandel, kliënte wat langtermynversekeringspolisse het en dié wat betrokke is by dieselverskansing, te verifieer. Die proses staan algemeen bekend as KYC (Know Your Client / Ken U Kliënt).

Senwes het vanaf die implementering van FICA deurlopend gepoog om aan die vereistes daarvan te voldoen. Aanvanklike onduidelikhede, sowel as wysigings aan die wetgewing met verloop van tyd, het egter genoodsaak dat Senwes die proses dringend moet hersien ten einde te verseker dat alle kliënte behoorlik geïdentifiseer is. Dit behels dat Senwes verplig is om ook die korrektheid en geldigheid van die voorgeskrewe dokumentasie van identifikasie te verifieer volgens die vereistes van die wet en die regulasies wat daarop betrekking het. Dit verplig ons om, onder andere, gesertifiseerde afskrifte van sekere inligting op rekord te hou.

Indien Senwes nie in besit is van gesertifiseerde afskrifte van die betrokke dokumente nie, mag ons in terme van FICA ongelukkig nie enige transaksies met die kliënt aangaan nie. Ten einde dit te vermy, is ʼn spesiale projek geloods om te bepaal watter kliënte se rekords nie aan FICA se vereistes voldoen nie en om dit reg te stel deur kliënte te versoek om die ontbrekende dokumentasie aan ons te voorsien.

Senwes loop ‘n wesenlike risiko van administratiewe boetes indien ons besigheid doen met kliënte wie se inligting onvolledig of nie geverifieer is nie. In die afgelope jaar, byvoorbeeld, is ‘n administratiewe boete van R10 miljoen by twee geleenthede opgelê aan ondernemings wie se KYC-verifikasie nie in plek was nie.

Kliënte sal per brief, sms, telefonies en persoonlike besoeke genader word en elkeen se samewerking word versoek sodat die projek in die kortste moontlike tyd afgehandel kan word.

Die insameling van die inligting sal deur verskeie afdelings en persone behartig word, waaronder die kredietafdeling, graanmakelaars, sentrale administrasie en gekontrakteerde projekspanlede wat in besit van ‘n magtiging van Senwes sal wees. Die ontbrekende inligting verskil van kliënt tot kliënt en slegs ontbrekende inligting sal ingesamel word.

Ons vertrou dat u begrip daarvoor sal hê dat hierdie aksie nie net noodsaaklik is vir die bestuur van ‘n wesenlike risiko vir Senwes nie, maar ook deel uitmaak van Senwes se verbintenis tot verhoogde nakomingsvlakke en goeie korporatiewe bestuur.

Die finale datum vir afhandeling van die projek is 31 Oktober 2016, maar die projekspan is getaak om dit so gou as moontlik af te handel. Ongelukkig sal Senwes na daardie datum nie enige transaksie kan doen met enige persoon wie se FICA-verifikasie onvolledig is nie, totdat die ontbrekende inligting voorsien is.

Enige navrae kan aan Senwes se Sekretariaat en Regsafdeling gerig word by 018 464 7118 of 018 464 7498.

TAALBELEID

Taal is ’n integrale aandrywer van die ekonomiese en sosiale transformasie in Suid-Afrika, daarom is dit ook ’n integrale deel van ons besigheid. Ons is daartoe verbind om die vereistes en verwagtinge van al ons belanghebbendes te akkommodeer en daarvoor skep ons ‘n omgewing van bemagtiging waarbinne goeie verhoudings met almal ontwikkel en bevorder kan word.

Senwes Taalbeleid